取引先に渡す注文書のひな形

取引先からの注文が、メール本文でばらばらの形で届いて困っていませんか。品番が文中に埋もれていたり、単価と金額が別の行に分かれていたりすると、受ける側で読み直す手間がかかります。

このひな形を取引先に一度渡しておくと、注文がいつも同じ5行の形で届くようになります。コピーしてメールに貼り、空欄を埋めてもらうだけです。Excel も専用のソフトも要りません。

ひな形（コピーして取引先へ）

件名: 【注文書】（自社名）→（仕入先名）　（注文日）

（仕入先名） ご担当者様

いつもお世話になっております。（自社名）の（お名前）です。
下記のとおり注文いたします。

・商品名：
・品番：
・数量：
・単価：
・金額：

（明細が複数あるときは、上の5行をそのまま繰り返してください）

合計：　　円（税抜）
希望納期：　　年　　月　　日
納入場所：

よろしくお願いいたします。

記入例

件名: 【注文書】うちのまる工業 → あおば商事　2026年10月1日

あおば商事 ご担当者様

いつもお世話になっております。うちのまる工業の田中です。
下記のとおり注文いたします。

・商品名：A4コピー用紙
・品番：PP-A4-500
・数量：40箱
・単価：2,400円
・金額：96,000円

・商品名：ボールペン 黒 0.5
・品番：BP-BK-05
・数量：120本
・単価：110円
・金額：13,200円

・商品名：封筒 長3 白
・品番：EN-N3-W
・数量：15箱
・単価：1,250円
・金額：18,750円

合計：127,950円（税抜）
希望納期：2026年10月10日
納入場所：本社倉庫（〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3）

よろしくお願いいたします。

届いた注文書を、その場で検算する

届いたメールの本文は、そのまま注文書の検算ページに貼れます。単価と数量を掛けた額と、合計の額が合っているかが分かります。貼った中身はお使いのブラウザの外へ出ません。

上の記入例で試すと「計算は合っています。残るのは品番の確認だけです」と出ます。品番がお店の商品に本当に在るかは、検算ページでは見られません。そこを見るのが Kihyo 本体で、お店の商品一覧と突き合わせます。

気をつけてほしいこと

Excel の表をそのままメールに貼った注文は、いまは読み取れません。表で管理している取引先には、このひな形の5行に書き直してもらうようお願いしてください。表のまま読めるようにするのは、これからの課題です。

ひな形の文言は、自由に書き換えて構いません。「・品番：」のように、項目名とコロンの形だけ残してもらえれば読み取れます。